Sistemul național e-Factura este folosit de unele societăți pentru a introduce documente care nu corespund niciunei comenzi reale. Specialiștii în fiscalitate atrag atenția că firmele cu flux ridicat de documente pot plăti automat sume pentru bunuri sau servicii pe care nu le-au solicitat și nu le-au primit.
Schema mizează pe volumul zilnic de facturi din companiile mari. Valorile trecute pe documente sunt, de regulă, moderate, suficient de credibile ca să treacă de o verificare superficială. În unele situații, plata a fost autorizată din rutină sau pe fondul relațiilor comerciale deja existente cu furnizori cunoscuți.
De ce trece neobservată o factură falsă
Prezența unui document în e-Factura nu echivalează cu confirmarea unei tranzacții reale, subliniază experții. Sistemul înregistrează și transmite factura, dar nu validează dacă bunul a fost livrat sau dacă serviciul a fost prestat. Controlul rămâne în sarcina companiei care primește documentul.
Țintele principale sunt societățile cu un număr mare de facturi pe zi, unde viteza de procesare poate lăsa pe dinafară verificări esențiale. O sumă care pare obișnuită, alături de un furnizor aparent plauzibil, reduce șansele ca documentul să fie oprit la prima filtrare.
Anumite firme au speculat în sens rău acest lucru și au trimis facturi în e-Factura cu sume care la prima vedere nu ridică semne de întrebare, mai ales dacă discutăm de o companie cu volum mare de facturi, însă, analizate în detaliu, aceste facturi nu corespund niciunui serviciu prestat sau bun achiziționat.
Declarația aparține lui Cosmin Dumitrașcu, antreprenor, expert contabil și fondator ABS Group. El descrie exact mecanismul: sume care nu atrag atenția la o privire rapidă, dar care, la o analiză pe fond, nu au corespondent în activitatea reală a firmei.
Ce verificări reduc riscul de plată nejustificată
Publicitate
Consultanții fiscali recomandă ca fiecare factură primită să fie raportată la documentele comerciale deja existente. Contractele, comenzile, avizele de însoțire a mărfii și procesele-verbale de recepție sunt reperele minime înainte de orice autorizare de plată.
Înainte de a debloca banii, este indicată o confirmare directă cu departamentul care a cerut efectiv bunurile sau serviciile. Fără acest pas, departamentul financiar poate trata ca legitim un document care nu are legătură cu nicio achiziție internă.
Responsabilitatea nu ar trebui să rămână doar la echipa de contabilitate. Implicarea personalului operațional — cei care au recepționat produsele sau au beneficiat de serviciile facturate — scade riscul ca o plată fără acoperire economică să treacă neobservată.
- raportarea facturii la contract, comandă, aviz și proces-verbal de recepție
- confirmarea achiziției cu departamentul care a solicitat bunul sau serviciul
- implicarea echipelor operaționale, nu doar a departamentului financiar
- verificare atentă inclusiv la sume care par obișnuite pentru activitatea firmei
Controlul intern trebuie să țină pasul cu digitalizarea
Digitalizarea obligațiilor fiscale a accelerat circulația documentelor, dar nu a eliminat nevoia de filtre interne. Dimpotrivă: pe măsură ce facturile ajung mai repede în sistem, procedurile de control trebuie actualizate, ca să nu se bazeze pe presupunerea că un document electronic este, prin definiție, corect.
O verificare sistematică a fiecărei facturi, chiar când valoarea pare banală, poate evita atât pierderi financiare directe, cât și complicații administrative ulterioare. Plata unui document fără acoperire economică lasă urme în evidențe și poate genera discuții ulterioare cu organele fiscale sau cu auditorii.
Pentru companiile cu volum mare de tranzacții, următorul pas practic este revizuirea fluxului de aprobare a plăților: cine validează, pe ce documente se sprijină și în ce moment intervine confirmarea operațională. Fără aceste filtre, e-Factura rămâne un canal eficient și pentru documente care nu ar trebui plătite.
Laura Țăran
Laura Țăran s-a născut și a crescut în Oradea, orașul despre care scrie astăzi cu drag. A absolvit Facultatea de Litere a Universității din Oradea, specializarea română–engleză, și mult timp a crezut că drumul ei e undeva prin edituri sau la catedră. Pasiunea pentru scris și curiozitatea față de ce se întâmplă în jurul ei au adus-o, până la urmă, în presa locală. Nu are studii de jurnalism — învață meseria pe teren, articol cu articol — dar compensează prin grijă pentru cuvânt și pentru informația verificată. Scrie despre oameni și evenimente simplu și clar, fără înflorituri. Poate fi contactată pentru sesizări sau sugestii de subiecte.
